スケジュールボード。

こんにちは。地域医療連携室の佐藤です。

当院の医事課内には、1か月間の予定などを書き込むスケジュール
ボードがあります。

今回、そのボードを新しくいたしました。

と、言いましても、新たに購入したのではなく、院内にあり活用され
ていなかったものをいただいたのです。

これまで医事課内にあったスケジュールボードは比較的コンパクトな
サイズのものでしたが、特段問題はなく使用しておりました。

ところが、昨年10月以降は組織図として医事課内に地域医療連携室
を配置し、さらに病歴管理室も同様の配置となっていることから、ボード
に書き込む内容も多くなっていたのです。

先日ご紹介した『イムスカフェ』のように地域医療連携室で企画・運営
しているイベントも増えておりますし、今年度は各スタッフが積極的に
外部での研修会などにも参加しておりますので、これまで以上に把握が
必要な予定も増加し、書き込むスペースが足りなくなってしまいました。

今回新たに設置したボードは書き込むスペースに余裕があります
ので、医事課・地域医療連携室・病歴管理室としてよりしっかりとした
スケジュールの把握や情報共有ができるものと考えております。

実は、当院には院内LANや許可されたパソコンからアクセスできる
共有のフォルダがあるため、病院車両の使用状況などはそれらを
通じて閲覧することができ、ファイルのやりとりなども可能なのです。

そのため、新たなボードの設置を検討した際に、パソコン画面上での
スケジュール管理についても考えたのですが、あえてやめました。

それは、このボードがスケジュールの管理というだけではなく、しっかり
とした情報共有とコミュニケーションにつながると考えているからです。

ボードは私のデスク近くの壁に設置されているのですが、スケジュール
を確認しようと様々なスタッフがやってきます。

私の近くに席がある役職者や他のスタッフはすぐにボードに目をやること
ができるものの、大多数のスタッフは近くまで来なければ確認できない
からです。

私は、それがとても良い効果を発揮しているのではと考えています。

各スタッフがパソコンで予定の確認をしてしまうと、各々は把握している
ものの、その時点での会話などは生まれません。

ところが、ボードを確認しに来ることで、私やその付近に座っている
スタッフとの間で予定に関することや、新たに書き加えるスケジュール
などを通じてコミュニケーションがとれるのです。

当院はそこまで大きな規模の病院ではありませんし、医事課・地域医療
連携室のスタッフも総勢で16名ほどですが、それでも一部のスタッフとは
一日ほぼ会話を交わすことなく業務終了となってしまう場合もあります。

特に、各病棟に配置しているスタッフとはそのような傾向があるのです。

少しのことかもしれませんが、やはり日々会話をする機会があることで
円滑な業務の遂行にもつながると思いますし、部署内の良い雰囲気作り
にもなるのではと考えております。

よって、効率化や電子化を進めるべきところは進めながらも、今回のスケ
ジュールボードについてはこれからもアナログ的に書き込み、そしてそれを
全員がちょこちょこと確認しにやってきて会話をする、という流れを続けて
いくことといたしました。

私が医事課と地域医療連携室両方の責任者となってから早くも9か月が
経過いたしましたが、現在は部署内が一体となり、非常に良い雰囲気の
中で業務に取り組むことができていると感じております。

ぜひ、これをさらに発展させ、患者様やご家族様、地域の皆様や連携機関の
皆様から信頼される医事課と地域医療連携室なっていかなければなりません。

スケジュールボード自体はお気軽にご覧ください、とはならないのですが、
予定に書かれている催しや研修会等を通じてブログをご覧の皆様とお話を
させていただく機会は多々あるかと思います。

皆様、引き続き当院の医事課・地域医療連携室をどうぞよろしくお願い
いたします。

それでは。